Pengertian Administrasi – Barangkali kata manajemen sudah tidak abnormal lagi di telinga. Kita sering kali mendengar kata ini dalam aneka macam bidang bisnis maupun pekerjaan. Karena peranannya yang memang sangat sentral demi terciptanya keteraturan dalam aneka macam aspek pekerjaan.
Baik, di artikel kali ini Inspirilo akan menyajikan pembahasan mengenai manajemen dan segala hal yang menyertainya. Apa itu administrasi, pengertiannya secara umum dan berdasarkan para jago dan juga ciri-cirinya. Kenapa harus ada administrasi, apa manfaat, fungsi dan tujuannya? Sebegitu pentingkah yang namanya administrasi? Baik mari kita kaji secara lebih lanjut.
Pengertian Administrasi Secara Umum
Apa itu administrasi? Administrasi dalam bahasa Inggris disebut “Administration” yang secara harfiah berarti “pengaturan”.
Atau dalam artian secara sempit, makna manajemen yang biasa kita temui dalam keseharian ialah berkaitan dengan kegiatan pembukuan keuangan. Selain itu kata manajemen juga lekat dengan hal pencatatan, surat menyurat, mengetik. Dan juga mengelola data-data dalam software komputer menyerupai Microsoft Excel.
Secara lebih luas lagi, pengertian manajemen yaitu sebuah proses perjuangan yang dilakukan dua individu atau lebih. Dengan memanfaatkan aneka macam media pendukung guna tercapainya tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan bersama.
Adapun definisi atau pengertian manajemen secara umum ialah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan dan juga pengawasan suatu hal dalam sebuah forum / organisasi demi terciptanya keteraturan untuk mencapai tujuan & sasaran yang telah ditetapkan di awal.
Ya manajemen ini punya andil yang cukup besar untuk berjalan atau tidaknya sebuah forum secara baik. Tanpa adanya administrasi, pasti akan terjadi ke-semrawutan di badan organisasi. Artinya semua aspek yang jadi pendukung akan tidak teratur dan cenderung berantakan.
Beda halnya jikalau manajemen dijalankan secara benar, teliti dan menyeluruh. Maka kegiatan organisasi / forum tentu bisa dikontrol dan berjalan dengan baik.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Berikut ialah pendapat dan pemaparan dari para jago atau pakar ekonomi terkait dengan pengertian atau definisi administrasi.
- George Terry
Adminstrasi berarti pengaturan, pengendalian dan penataan kinerja. Di dalamnya terdapat pergerakan dengan fungsi dan peranan masing-masing untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
- Ulbert
Definisi / pengertian manajemen yakni perjuangan persiapan yang dilakukan secara terstruktur perihal pencatatan pendataan dan informasi. Dengan tujuan menyajikan data yang gampang untuk diserap dan bisa segera dipulihkan jikalau dirasa ada yang tidak sesuai.
- The Liang Gie
Administrasi bisa diartikan sebagai kegiatan perjuangan penataan sekelompok orang yang tergabung dalam sebuah proses kerjasama untuk tujuan bersama.
- Wijana
Administrasi merupakan sebuah penggabungan dari semua fungsi guna mengefisienkan dan mengefektifkan kinerja sesuai dengan kebijakan pelaksanaan.
- Sondang P. Siagian
Pengertian manajemen ialah sejumlah proses saling bekerja di antara dua orang atau lebih dengan berdasar pada hukum atau regulasi tertentu guna mencapai sasaran dan tujuan.
- William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi berdasarkan William Leffingwell merupakan jalan masuk cabang dari fungsi manajemen. Di dalamnya terdapat fungsi pelaksanaan kerja organisasi secara terstruktur dan terarah. Agar pekerjaan bisa berjalan secara efektif dan efisien.
- Arthur Grager
Administrasi ialah serangkaian fungsi dalam berkomunikasi untuk sebuah pelaksanaan kinerja organisasi
- Soewarno Handayaningrat
Administrasi dalam cakupan lebih sempit ialah kegiatan yang terdiri dari proses pembukuan, pencatatan keuangan, pengetikan, korespondensi, penjadwalan dan lainnya yang bersifat administratif
- Simon
Administrasi ialah sebuah acara pekerjaan dari sebuah kelompok yang saling bekerja sama dalam menyusun data kegiatan organisasi. Dengan kiprah dan peranannya masing-masing yang saling mendukung dan melengkapi.
- FX.Soedjadi
Administasi merupakan sebuah acara bersifat prosedural yang meliputi kegiatan fisik menyerupai mencatat (mengetik), menyusun, meniru dan lain-lain.
- John M. Pfiffer dan Robert V
Administrasi dalam kenegaraan berarti sebuah proses perihal pelaksanaan hukum dan kebijakan. Individu dengan strata lebih tinggi dalam hal ini berfungsi membimbing dan menawarkan instruksi guna memastikan acara sanggup terlaksana.
- Munawardi Reksohadiprowiro
Administrasi secara sempit sanggup diartikan sebagai instuksi atau perintah. Yang mana meliputi penataan dan pengaturan kerja secara sistematis. Dari situ diharapkan bisa menghasilkan pandangan yang menyeluruh mengenai fakta dan kondisi organisasi secara nyata.
- Leonard D. White (1958)
Administrasi merupakan rangkaian proses pengaturan dan penataan yang dilakukan sebuah kelompok dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
- Wiliaw H. Newman (1963)
Administrasi merupakan perwujudan dari pengawasan dan kepempimpinan seseorang terhadap individu anggotanya guna mencapai tujuan bersama.
- Menurut WH EVANS
Administrasi bisa diartikan sebagai fungsi manajemen (pengaturan) yang menjadi teladan dalam proses operasi organisasi. Yang mana meliputi pengolahan data, info dan mengkomunikasikannya dengan seluruh anggota organisasi.
- Wilson 1987
Administrasi merupakan ilmu penataan dan pengorganisasian. Di dalamnya memuat proses pengawasan dan kepemimpinan yang bersifat resmi dalam mengatur birokrasi.
Jenis Administrasi
Berdasarkan ruang lingkup kerjanya, manajemen secara umum juga ada beberapa jenis yang biasa kita kenal, antara lain.
- Administrasi Keuangan :
Kegiatan manajemen atau pengelolaan yang berkaitan dengan uang atau anggaran (budget) yang dipunyai suatu organisasi /perusahaan. Dengan menjalankan manajemen keuangan secara baik, maka akan tercipta tata keuangan yang rapi dan terperinci arus masuk dan keluarnya. Untuk apa pemakaian anggaran tersebut dari mana saja sumbernya. Dengan begitu, keuangan bisa terkontrol, keuntungan rugi bisa diketahui dengan pasti tanpa mengawang-awang.
- Administrasi Perkantoran :
Lebih mengacu pada acara pencatatan, penagihan, personalia, logistik dan hal lainnya berkaitan dengan kegiatan kantor dalam sebuah organisasi perusahaan. Adapun ruang lingkupnya meliputi pengelolaan staf, pengadaan peralatan kerja, reparasi dan juga perencanaan acara kerja staf dan pengawasannya.
- Administrasi Negara :
Jenis manajemen yang lebih kompleks dan luas lagi cakupannya. Karena menyangkut kegiatan bernegara yang dilakukan oleh para negarawan atau aparatur negara. Yang terdiri dari 3 forum yaitu legislatif, yudikatif dan eksekutif. Kesemua prosesnya dilakuan tentu untuk tercapainya tujuan negara.
- Administrasi publik :
Menyangkut kebijakan-kebijakan publik dari suatu lembaga
- Administrasi lingkungan hidup :
Dilakukan dalam rangka pengelolaan dan penataan lingkungan hidup oleh suatu kelompok
- Administrasi kependudukan :
Pencatatan data penduduk dan segala hal yang menyertainya. Biasanya dilakukan oleh Dinas Pendudukan dan Catatan Sipil di masing-masing wilayah.
- Administrasi pendidikan :
Administrasi yang dilakukan dalam ruang lingkup pendidikan, misal sekolah dan forum pendidikan lainnya. Tujuannya tidak lain untuk turut meningkatkan mutu kualitas pembelajaran.
- Administrasi perdagangan :
Pencatatan arus masuk keluar barang dan keuangan serta keuntungan rugi dari suatu acara perniagaan (dagang).
Ciri ciri Administrasi
Dikatakan sebagai manajemen bila di dalamnya memuat ciri-ciri yang mendukung. Bukan manajemen namanya jikalau ruang lingkupnya tidak terpenuhi dan kegiatan yang dilakukan itu cenderung tidak teratur.
Berikut ialah ciri-ciri manajemen yang bisa diidentifikasi secara langsung.
1. Adanya sekelompok individu (organisasi)
Ya menyerupai dijelaskan di atas, maka dalam sebuah proses manajemen sanggup terjadi jikalau di dalamnya terdapat sekelompok orang. Dalam sebuah organisasi misalnya, haruslah terdiri 2 orang atau lebih yang saling mendukung.
2. Terdapat kerjasama saling melengkapi
Dalam proses manajemen pastinya akan terjadi hubungan kerja saling mendukung / kerjasama di antara para individu di sebuah organisasi. Artinya tiap individu dalam kelompok tadi akan punya kiprah sendiri-sendiri yang saling mendukung peranan individu lainnya.
3. Terjadi proses edukasi, bimbingan dan pengawasan
Pada proses manajemen perkantoran khususnya, haruslah terdapat bimbingan dari individu dengan tingkat jabatan lebih tinggi ke orang bawahannya. Sehingga di dalamnya juga nanti bakal meliputi kepemimpinan yang harus bertanggung jawab dari pemimpin. Yang mana pemimpin tersebut juga punya fungsi pengawasan guna memantau kinerja anggotanya.
4. Memiliki tujuan kelompok
Administrasi haruslah mempunyai tujuan atau sasaran yang ditetapkan oleh kelompok. Tujuan berfungsi semoga kegiatan kerja dan manajemen bisa terarah. Tanpa adanya tujuan, maka administrasipun tidak akan berjalan maksimal dan mendatangkan hasil yang diharapkan.
Tujuan Administrasi
Administrasi dilakukan tentu bukan tanpa tujuan. Dengan melaksanakan manajemen secara baik diharapkan bisa memperlancar arus pekerjaan. Dan berikut ialah beberapa tujuan manajemen dalam sebuah organisasi.
- Mengefektifkan pekerjaan, khsusunya di bab kontroling (pengawasan)
- Dengan administrasi, seseorang bisa dengan gampang memantau pekerjaan dan pendataan yang dilakukan staff
- Bertujuan guna menilai kinerja pengelolaan dan penataan organisasi
- Bisa dengan gampang melihat kondisi sehat tidaknya usaha. Untuk lalu dilakukan upaya penanganan.
- Dengan data manajemen yang rapi, seseorang bisa menyusun progam lanjutan guna lebih meningkatkan kinerja.
- Dapat mengamankan kegiatan usaha
Unsur Administrasi
Setelah memahami perihal pengertian manajemen di atas, baik secara umum, luas, sempit dan berdasarkan para ahli. Perlu juga untuk mengetahui unsur administrasi. Apa saja unsur yang menyertai sebuah proses administrasi.
Berikut ialah 8 Unsur Administrasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dalam Administrasi Perkantoran Modern.
1. Kelompok Organisasi
Organisasi di sini lebih merujuk pada daerah bernaungnya kelompok yang melaksanakan proses administrasi. Dalam kegiatan bisnis, biasa kita lihat sebuah kantor dan staffnya dengan segala hal yang menyertainya guna menjalankan kegiatan administrasi.
2. Pengaturan (Manajemen)
Dalam melaksanakan kegiatan manajemen tentu diharapkan adanya seorang manajer yang berfungsi sebagai pengatur. Dalam menjalankan fungsinya, ia menggerakkan, dan mengatur staff operasional.
3. Komunikasi diantara anggota
Administrasi dalam bisnis tidak bisa berjalan tanpa adanya komunikasi. Tujuannya semoga tercapai sinkronisasi / kesesuaian di antara divisi-divisi yang ada.
4. Staff (kepegawaian)
Tenaga pegawai terperinci dibutuhkan untuk menunjang proses manajemen organisasi secara maksimal. Di dalam kepegawaian ini terdapat beberapa aspek yang satu-sama lain saling berkaitan. Antara lain yaitu penerimaan (recruitment), penempatan kerja, pemberdayaan sampai pemberhentian.
5. Keuangan (Monetery)
Administrasi dilakukan salah satunya untuk tujuan kontrol keuangan. Yang mana hal itu dimaksudkan untuk bisa mengetahui arus keluar dan masuknya uang sehingga bisa dipertanggungjawabkan.
6. Pengadaan
Staff manajemen dalam hal ini berfungsi guna melaksanakan kontrol. Untuk lalu dilakukan pengadaan, penyimpanan sampai pemusnahan barang yang dirasa tidak terpakai lagi.
7. Adanya tata perjuangan yang jelas
Di dalamnya terdapat kegiatan seperi pembukuan dan pencatatan segala macam transaksi atau arus keluar masuk yang terjadi.
8. Hubungan masyarakat (Public Relation)
Dalam hal ini, penting adanya suatu sistem administrasi. Gunanya untuk membuat hubungan baik dengan masyarakat, atau dalam hal ini disebut konsumen (customer).
Fungsi Administrasi
Administrasi dalam sebuah organisasi sangat penting untuk diterapkan. Hal itu dikarenakan adanya fungsi manajemen yang bisa mendukung kelangsungan organisasi tersebut untuk jangka waktu lama. Dan berikut ialah beberapa fungsi administrasi
1. Fungsi Perencanaan (Planning)
Dalam sebuah kegiatan organisasi atau bisnis tentu diharapkan yang namanya perencanaan. Baik itu untuk jangka pendek, menengah ataupun jangka panjang.
Untuk itu di sini manajemen memegang peranan penting dalam rangka merencanakan hal tersebut di atas. Di antara perwujudannya yaitu berkaitan dengan pengumpulan dan pengolahan data. Kemudian menyusun data tersebut untuk sanggup diputuskan planning kedepannya.
2. Fungsi Penyusunan (Organizing)
Penyusuna di sini tidak hanya terbatas pada pengaturan arsip secara rapi dan sistematis. Melainkan lebih dari itu juga dalam hal membangun kinerja yang baik dengan komunikasi antara anggota yang efektif.
3. Fungsi Koordinasi (Coodinating)
Dengan dalam hal koordinasi, di dalamnya terdapat manajemen dan pekerjaan guna memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik. Setiap pekerjaan bisa berjalan sesuai dengan porsi dan jadwalnya. Lalu tidak terjadi bentrok satu sama lain, dan kekosongan yang mengakibatkan waktu terbuang percuma. Sehingga acara para individu dengan pekerjaannya bisa terkoordinasi dengan baik.
4. Fungsi Pelaporan (Reporting)
Ini juga fungsi yang sangat begitu terasa dengan dilakukannya sistem administrasi. Dengan adanya manajemen yang baik, maka proses pelaporan bisa dilakukan secara sempurna dan siklus akuntansi bisa berjalan baik. Selain itu, baik buruknya kinerja perjuangan bisa dilihat dari report yang diberikan untuk lalu bisa dicarikan solusi dan upaya peningkatan.
5. Fungsi Penyusunan Anggaran (Budgeting)
Budgeting dalam hal manajemen merupakan acara yang berkaitan dengan anggaran. Dalam situasi menyerupai apa, dan berapa jumlah anggaran yang harus dikeluarkan. Semua bisa ditentukan dengan dilakukannya sistem manajemen yang rapih dan terstruktur. Dengan begitu keuangan sanggup lebih terkontrol dan tidak terjadi kebocoran.
6. Fungsi Penempatan kiprah (Staffing)
Fungsi manajemen yang satu ini berperan penting dalam hal kepegawaian. Sebuah kegiatan perjuangan tentu akan sangat dipengaruhi oleh kualitas sumber daya manusianya. Untuk itu, manajemen kepegawaian di sini akan membuat sistem yang bisa sangat mendukung kegiatan kepegawaian. Dari mulai recruitment (perekrutan), penempatan, dan pemberdayaan staff dalam ruang lingkup organisasi.
7. Fungsi Pembimbingan (Directing)
Ini berkaitan dengan hubungan atau interaksi dalam organisasi dari atasan pada bawahan. Adanya instruksi mutlak diharapkan guna membuat kinerja yang sevisi di antara para anggota. Yang lalu bisa berdampak positif terhadap kelangsungan organisasi.
Manfaat Administrasi
Telah disinggung dari klarifikasi lengkap di atas akan pentingnya manajemen dengan segala macam fungsi dan tujuannya. Sehingga terkait manfaat manajemen barangkali sudah tidak perlu ditanyakan lagi. Akan banyak sekali manfaat yang didapat. Khususnya dalam hal keteraturan dari aneka macam aspek.
Sebagaimana file-file dalam komputer, bisa dibayangkan jikalau tidak diatur dan dibuatkan tata peletakan yang baik, maka akan sangat berantakan. Efeknya kita akan kesulitan mengoranisirnya, bahkan untuk sekadar menemukan file yang dicari.
Tapi jikalau diorganisir dengan baik, selain lezat dilihat, waktu pun jadi efisien. Karena tidak perlu kebingungan ketika hendak mencari sebuah file.
Ruang lingkup dari manajemen sendiri juga bergotong-royong sangatlah luas. Khususnya dalam bidang bisnis, dan tergantung jenis bisnisnya menyerupai apa.
Untuk itu seorang petugas manajemen (administrator) haruslah memenuhi kualifikasi. Setidaknya ada beberapa hal yang perlu dijadikan perhatian, antara lain:
- Paham perihal maksud dan pengertian administrasi
- Memiliki keahlian dalam hal penataan dan pengorganisasian
- Mengerti dan bisa untuk senantiasa meningkatkan kemampuan prosedural administrasi
- Membuat laporan serta mengontrol budget yang digunakan
Dengan pengelolaan manajemen yang efisien maka akan sangat bisa mendukung divisi perusahaan lainnya. Karena manajemen bisa jadi penghubung antara karyawan dengan manajemen.
Sekilas Perbedaan Admnistrasi dan Manajemen
Secara bahasa sanggup kita ketahui bahwa dua istilah ini terlihat berbeda. Namun pada prakteknya, Anda bisa teliti lebih dalam dan akan menemukan bahwa keduanya kuranglebih sama. Tapi tetap ada perbedaan di dalamnya.
Manajemen itu berkaitan perihal planning dan juga tindakan yang akan diambil. Namun manajemen lebih merujuk pada penyusunan dan penetapan kebijakan dan juga penentuan sasaran / tujuan.
Selain itu manajemen mempunyai peranan guna menentukan. Berbeda dengan manajemen yang berfungsi dan mempunyai kiprah eksekutif dalam sebuah organisasi.
***
Itulah tadi klarifikasi lengkap mengenai pengertian administrasi secara umum dan juga berdasarkan para ahli. Lengkap disertai juga dengan ciri-ciri, tujuan, fungsi dan unsur-unsur dalam sebuah proses administrasi. Semoga artikel Pengertian manajemen ini bermanfaat dan semakin menambah pengetahuan teman sekalian.
Sekian dan terima kasih.